Metade do RH passa metade da semana em tarefas repetitivas, e o motivo não é falta de tecnologia

O RH comprou IA, automação e novos sistemas — e continua digitando o mesmo dado em três lugares. Uma pesquisa da Eagle Hill Consulting, conduzida pela Ipsos com 200 profissionais de RH nos Estados Unidos, foi reportada pelo HR Dive. Ela mostra um paradoxo que soa familiar a muitos times brasileiros: a percepção sobre a tecnologia é positiva, mas as tarefas repetitivas no RH não diminuíram na mesma proporção. Por isso, a conclusão da consultoria é direta: o problema não é falta de tecnologia, é o desenho do trabalho.

Tarefas repetitivas no RH: o paradoxo em números

O lado otimista:

• 86% dizem que IA e automação ajudaram a entregar resultados melhores
• Além disso, 91% afirmam que a tecnologia facilitou o acesso à informação
• Por fim, 90% confiam na IA, em algum grau, para ajudar no trabalho

No entanto, o lado operacional:

• 51% gastam pelo menos metade da semana em tarefas administrativas repetitivas
• Além disso, mais de 3 em cada 4 frequentemente inserem o mesmo dado em vários sistemas
• 70% dizem que o tempo gasto com rotina os impede de cuidar de questões mais importantes
• Da mesma forma, 91% precisam de dois ou mais sistemas para concluir uma única tarefa de RH; 43% precisam de três ou mais
• Por fim, 68% recorrem a gambiarras — planilhas, drives compartilhados e controles manuais

E os atritos com a própria IA:

• 37% relatam problemas recorrentes de integração
• Além disso, 36% dizem que frequentemente ou sempre não entendem como a IA chegou aos resultados
• Por fim, 32% recebem informações incompletas com regularidade

O efeito cascata das tarefas repetitivas no RH sobre o negócio

O estudo também ouviu lideranças seniores, e a fricção aparece do outro lado do balcão:

• 84% dos líderes seniores disseram que pedidos feitos ao RH frequentemente exigem follow-up adicional ou retrabalho
• Além disso, 62% dos profissionais de RH e 67% dos líderes de negócio citam problemas frequentes na entrega de serviços: respostas lentas, excesso de handoffs, processos inconsistentes, responsabilidade pouco clara e trabalho manual

Ou seja, o retrabalho do RH não fica só no RH. Assim, ele vira percepção de lentidão e desgasta a credibilidade da área. Além disso, reforça a imagem de “departamento operacional” justamente quando a empresa pede um RH mais estratégico.

Tecnologia empilhada sobre processo quebrado

Melissa Jezior, presidente e CEO da Eagle Hill, resume o diagnóstico. As organizações investiram pesado em IA e automação. Porém, muitas vezes essas ferramentas foram sobrepostas a processos desconectados, que nunca foram desenhados para funcionar juntos. Em outras palavras, a tecnologia acelera um bom trabalho, mas não conserta um fluxo quebrado.

Na prática do RH brasileiro, esse padrão costuma aparecer assim:

• Admissão com dados digitados no ATS, depois na folha, depois no benefício, depois no ponto
• Além disso, pedidos de gestores chegando por e-mail, WhatsApp e planilha — sem fila única
• Da mesma forma, relatórios montados à mão a partir de exportações de sistemas diferentes
• Ferramenta de IA adotada por uma área sem integração com a base oficial de dados
• Por fim, ninguém sabe exatamente “quem é dono” de uma etapa do processo

Por que a explicabilidade importa

O dado de que 36% não entendem como a IA chegou aos resultados merece destaque. Afinal, em RH, as saídas de IA tocam decisões sobre pessoas — triagem, alocação, comunicação, análise de dados. Assim, se o próprio time não consegue explicar o resultado, fica difícil confiar, revisar e defender a decisão diante de candidatos, colaboradores e gestores. Portanto, explicabilidade não é luxo técnico: é condição para usar IA com responsabilidade.

O que as empresas com melhor retorno fazem diferente

Segundo Jezior, as organizações que mais colhem retorno de tecnologia estão redesenhando o próprio trabalho. Primeiro, entendem como ele realmente acontece, onde está a fricção e como os colaboradores vivem os serviços de RH. Em seguida, como recomenda o relatório, identificam os pontos problemáticos e retrabalham procedimentos para alinhar a tecnologia às necessidades do time.

Um caminho prático em cinco passos:

1. Mapear o fluxo real (não o do manual)

• Primeiro, escolher 3 a 5 processos de maior volume (admissão, desligamento, vagas, solicitações de gestores)
• Em seguida, desenhar cada etapa, sistema, handoff e retrabalho
• Por fim, medir tempo, número de sistemas e quantas vezes o mesmo dado é digitado

2. Eliminar antes de automatizar

• Cortar etapas e aprovações que não agregam valor
• Além disso, padronizar formulários e critérios
• Por fim, definir um dono claro para cada processo

3. Integrar a fonte da verdade

• Escolher onde cada dado “nasce” e fazer os demais sistemas consumirem dali
• Além disso, reduzir planilhas paralelas, transformando-as em requisitos de integração
• Por fim, priorizar integrações que eliminam digitação duplicada

4. Usar IA onde o processo já está claro

• Aplicar IA em tarefas bem definidas, com revisão humana
• Além disso, exigir que a ferramenta mostre de onde veio cada resultado
• Por fim, medir ganho real de tempo, e não só a satisfação com a ferramenta

5. Medir a experiência do cliente interno

• Tempo de resposta a gestores e colaboradores
• Além disso, taxa de retrabalho e de follow-up
• Por fim, número de handoffs por solicitação

Expectativas desalinhadas e um RH em reinvenção

O HR Dive traz dois contrapontos úteis. Por exemplo, um relatório do Adecco Group mostrou que 45% dos líderes esperam integrar agentes de IA aos fluxos de trabalho em até um ano. No entanto, apenas 30% dos trabalhadores concordam com esse prazo. Além disso, o Global Talent Trends 2026 da Mercer apontou que 35% de mais de 1.600 líderes de RH e 30% de mais de 800 executivos C-level consideram a reinvenção do modelo de RH uma prioridade neste ano.

A ambição existe, mas o ritmo depende de quem faz o trabalho no dia a dia. Portanto, sem redesenho de processo, a promessa de agentes de IA corre o risco de virar mais uma camada sobre um fluxo já fragmentado.

Sinais de que seu RH vive o mesmo paradoxo das tarefas repetitivas

A pesquisa é americana, mas o retrato é reconhecível. Alguns sinais de que o seu time está no mesmo ponto:

• O time elogia as ferramentas, mas a sensação de “correria” não diminuiu
• Além disso, gestores reclamam de lentidão e precisam cobrar o mesmo pedido mais de uma vez
• Relatórios mensais ainda dependem de alguém consolidar planilhas à mão
• Da mesma forma, cada novo sistema trouxe mais uma senha e mais um lugar para atualizar o mesmo cadastro
• Analistas experientes passam boa parte do dia conferindo dados em vez de analisá-los
• Por fim, ninguém consegue dizer, com precisão, quanto tempo um processo leva de ponta a ponta

Se três ou mais desses sinais aparecem, o próximo passo provavelmente não é comprar outra ferramenta. Pelo contrário, é olhar para o fluxo.

Checklist para reduzir tarefas repetitivas no RH

• Sabemos quantas horas por semana o time de RH gasta em tarefas repetitivas?
• Além disso, mapeamos quantas vezes o mesmo dado é digitado em sistemas diferentes?
• Cada processo crítico tem um dono claro?
• Da mesma forma, temos uma fila única para solicitações de gestores?
• As planilhas paralelas estão inventariadas, com plano para eliminá-las?
• As ferramentas de IA explicam de onde vêm os resultados?
• Medimos tempo de resposta e retrabalho do ponto de vista do cliente interno?
• Por fim, o próximo investimento em tecnologia vem acompanhado de redesenho de processo?